Het afstemmen van inkoopfacturen met inkooporderregels is een tijdrovend en foutgevoelig proces, zeker wanneer leveranciers e-facturen sturen die niet één-op-één aansluiten op de inkooporders. Met de komst van Copilot in Business Central wordt dit proces aanzienlijk efficiënter en intelligenter. In dit artikel leg ik uit hoe deze functie werkt, hoe je deze instelt en gebruikt, en welke voordelen het biedt voor jouw organisatie.
Wat doet Copilot bij het afstemmen van inkooporderregels?
Copilot gebruikt kunstmatige intelligentie om ontvangen e-factuurregels (e-documenten) automatisch te matchen met de juiste inkooporderregels. Hierbij kijkt Copilot niet alleen naar eenvoudige tekstvergelijkingen, maar ook naar semantische overeenkomsten, artikelreferenties en grootboekkoppelingen. Hierdoor worden meer regels correct gematcht, zelfs als omschrijvingen of prijzen licht afwijken.
Na het matchen werkt Business Central de inkooporder bij met de juiste ontvangstinformatie, zodat de administratie altijd klopt en je snel inzicht hebt in de status van je bestellingen.
Hoe werkt de functie in de praktijk?
1. Startpunt: Waar kun je de matching uitvoeren?
Je kunt de matching starten vanuit twee plekken:
De pagina E-Documenten: Hier zie je alle ontvangen e-facturen die nog niet zijn gekoppeld aan een inkooporder.
De inkooporder zelf: Hier kun je direct de ontvangen e-factuurregels koppelen aan de orderregels.
Gebruik hiervoor de acties:
Map E-Document Lines with Copilot (op de inkooporder)
Match Purchase Order with Copilot (op de E-Documenten-pagina)
2. Het matchingsproces met Copilot
Na het starten van de actie opent het scherm E-Document Match Order Lines with Copilot.
Copilot analyseert de regels van de e-factuur en vergelijkt deze met de inkooporderregels.
Er zijn drie types matches:
Auto-matched: Regels die op basis van minimaal 80% overeenkomst in omschrijving automatisch gematcht worden, zonder AI.
Copilot matched: Regels die door AI worden gematcht op basis van semantiek, artikelreferenties en grootboekkoppelingen.
Niet-gematchte regels: Regels waar geen goede match voor gevonden is; deze kun je handmatig verwerken.
Kleuren en signalen
Groen: Volledig gematchte regels.
Geel: Regels met kleine afwijkingen (bijvoorbeeld prijsverschillen binnen de toegestane marge).
Rood: Regels met grotere afwijkingen of onzekerheden.
3. Details en controle
Je kunt per regel de details van de match bekijken via de kolom Proposal. Hier zie je de voorgestelde koppeling en kun je deze accepteren of verwijderen.
Wil je een matchregel bewaren voor toekomstig gebruik? Zet dan het vinkje bij Learn Matching Rule aan; Business Central leert dan deze match voor volgende keren.
4. Nieuwe orderregels aanmaken
Als een e-factuurregel niet overeenkomt met een bestaande orderregel, kun je direct vanuit het matchingscherm een nieuwe orderregel aanmaken. Je geeft hierbij het type (artikel, G/L-account, etc.) en het aantal op, waarna de regel wordt toegevoegd en direct gematcht.
5. Afronden en verwerken
Ben je tevreden met de voorgestelde matches? Klik op Keep it om ze te bewaren.
Wil je alles handmatig doen of zijn de voorstellen niet goed? Kies Discard it en voer de matching handmatig uit.
Na het accepteren van de matches kun je het proces afronden met Apply To Purchase Order. De inkooporder wordt bijgewerkt en de ontvangstinformatie is direct verwerkt.
Hoe stel je Copilot-matching in?
Voorwaarden: Je werkt in een Business Central online omgeving met de nieuwste updates (vanaf april 2025).
Rolcentrum: Zorg dat je een rol gebruikt met toegang tot de E-Document Activities, zoals Business Manager, Accountant of Inventory Manager.
E-Documenten activeren: Controleer of de e-documentenfunctionaliteit is geactiveerd en correct is ingericht voor jouw leveranciers.
Copilot activeren: In veel gevallen is Copilot standaard beschikbaar; controleer bij preview-functies of deze is ingeschakeld via de functiebeheer-instellingen.
Voordelen van Copilot bij het afstemmen van inkooporderregels
Tijdbesparing: Minder handmatige handelingen en snellere verwerking van inkomende facturen.
Betere nauwkeurigheid: Minder kans op fouten dankzij AI-ondersteunde matching, ook bij afwijkende omschrijvingen of prijzen.
Lerend systeem: Door het opslaan van matchingregels wordt het proces steeds slimmer en efficiënter.
Realtime inzicht: Directe verwerking en bijwerking van ontvangstinformatie op inkooporders.
Conclusie
De Copilot-functie voor het afstemmen van inkooporderregels in Business Central biedt een krachtige combinatie van automatisering, AI en gebruiksgemak. Door deze functie te gebruiken, verbeter je niet alleen de efficiëntie van je inkoopproces, maar verhoog je ook de nauwkeurigheid en betrouwbaarheid van je financiële administratie. Dit maakt het beheren van inkomende facturen en inkooporders makkelijker, sneller en toekomstbestendig. Op dit moment is het niet nodig om een aanvullende licentie aan te schaffen voor Copilot binnen Business Central dit is inbegrepen bij je Business Central-licentie zonder extra kosten. Wel is het mogelijk dat er in de toekomst fair-use policies, quota's of prijsstructuren worden geïntroduceerd.
Opmerkingen
0 opmerkingen
U moet u aanmelden om een opmerking te plaatsen.