Meester worden in Continia Document Capture: Jouw Gids voor Efficiëntie

Microsoft Office account gebruiker aanmaken
Er dient een Microsoft office account voor de gebruiker aanwezig zijn. Dit account kan door je functioneel beheerder aangemaakt worden. Alternatief kan SucceedIT je hiermee helpen.

Licenties koppelen aan de Microsoft office gebruiker
Er dient vanuit Office 365 een Team Member licentie gekoppeld te worden aan de gebruiker. De licentie is benodigd om gebruik te kunnen maken van Continia Document Capture, welke gekoppeld is aan Business Central. Deze actie kan door de functioneel beheerder van de organisatie of door SucceeedIT uitgevoerd worden.

Wanneer alle licenties in gebruik zijn, dient en extra licentie aangevraagd te worden. Deze aanvraag kan gedaan ingediend worden bij de SucceedIT ServiceDesk, bereikbaar onder via [e-mail].

Business Central gebruikers
Ga in Business Central naar het gebruikersoverzicht, door via het zoekvenster te zoeken naar ‘Gebruikers’. Controleer of de nieuwe gebruiker al aanwezig is in het overzicht. Is deze nog niet aanwezig, haal dan nieuwe gebruikers op via ‘Proces’ >> ‘Gebruikers bijwerken uit Office 365’.

Selecteer de gebruiker en open de gebruikerskaart.

Machtigingen toevoegen aan de nieuwe Business Central gebruiker

In een ‘Gebruikersgroep’ worden ‘Machtigingensets’ toegevoegd die bestaan uit losse ‘Machtigingen’. In een gebruikerskaart dienen er machtigingen toegevoegd te worden, anders heeft de medewerker geen toegang tot de specifieke werkzaamheden.

1. Standaard wordt er een gebruikersgroep gekoppeld aan een machtigingenset waar beperkte rechten. Deze rechten zijn per bedrijf in te stellen. Indien deze waarde leeg gelaten wordt worden rechten in zijn toegekend aan alle beschikbare bedrijven in de database.

In een ‘Gebruikersgroep’ worden ‘Machtigingensets’ toegevoegd die bestaan uit losse ‘Machtigingen’.

2. Voor Document Capture goedkeuringen dient de gebruiker de volgende extra machtigingen te krijgen.

• CDC-ALL
• CDC-APRROVE
• CSC-BASIC

Let op! De specifieke machtigingen voor Document Capture dient niet gekoppeld te worden aan een bedrijf. Deze waarde kan je beter leeg laten.

Continia gebruikers aanmaken

Ga in Business Central via het zoekvenster naar ‘Continia Gebruikerslijst’ en voeg via 'Nieuw' een nieuwe gebruiker toe. Selecteer de gebruiker welke is toegevoegd in de vorige stappen:

Continia gebruikersinstellingen

In de Continia gebruikersinstellingen wordt nog een extra setup gedaan. Vul hier de volgende gegevens in:

1. 1. Continia gebruiker-id: Selecteer de gebruiker welke is ingesteld in 4.3.1.
   2. Naam: Naam van de gebruiker.
   3. E-mail: E-mail adres waar de goedkeuringsposten naar verzonden mogen worden.
   4. Verkoper/Inkoper: Maak een code en naam aan en vul hetzelfde e-mail adres aan als bij de vorige stap ingevoerd. Dit is benodigd indien men wilt delegeren tijdens bijvoorbeeld afwezigheid.
   5. Goedkeuring NAV Client: Continia Web Approval Portal.
   6. Document zoeken: Alleen eigen documenten.

Om de gebruiker aan te melden aan het Continia Portal dient de nieuwe gebruiker(s) geëxporteerd te worden. Ongeacht op welke gebruiker je selecteert, er kan op deze knop geklikt worden en dan zal BC het Continia Portaal updaten met de nieuw(e) gebruiker(s).

Indien gewenst kan een mail “welkomst” mail verstuurd worden naar nieuwe gebruikers. Deze mail wordt verstuurd naar alle gebruikers welke deze welkom mail nog niet hebben ontvangen.

Voorbeeld Welkomst mail:

Goedkeuringsflows

Middels een goedkeuringsflow is te bepalen naar welke gebruikers een factuur verzonden dient te worden ter goedkeuring. Dit kunnen één of meerdere goedkeurders zijn.

Een gebruiker toevoegen of wijzigen aan een bestaande flow

Zoek via het zoekvenster naar ‘Goedkeuringsflows’. Selecteer een bestaande flow en klik op het aantal onder ‘Aantal Fiatteurs’.

Voeg een gebruiker toe of selecteer een bestaande gebruiker welke gewijzigd dient te worden naar de nieuwe gebruiker. Let op: de ‘Selectiemethode’ bepaalt de volgorde van goedkeuring.

Selectie methode	Beschrijving
Allemaal	Met deze optie wordt voor elke goedkeurder in de stroom een ​​goedkeuringsitem gemaakt. Dit is de standaardinstelling, die exact overeenkomt met de functionaliteit van eerdere versies van Continia Document Capture. Houd er rekening mee dat eventuele ingevoerde bedraglimieten genegeerd worden als u deze optie selecteert.
Eerste gekwalificeerde	Als u deze optie selecteert, selecteert Document Capture de eerste individuele goedkeurder met een bedraglimietwaarde die gelijk is aan of groter is dan de totale waarde van het ter goedkeuring ingediende inkoopdocument.
Allemaal tot en met de eerst gekwalificeerde	Met deze optie worden alle goedkeurders in de stroom geselecteerd, beginnend met de goedkeurder met de laagste bedraglimietwaarde en eindigend met de eerste gekwalificeerde goedkeurder (voor een definitie hiervan, zie "Eerste gekwalificeerde" hierboven).
Initieel en eerst gekwalificeerde	Met deze optie selecteert Document Capture de goedkeurder met de laagste bedraglimietwaarde, evenals de eerste gekwalificeerde goedkeurder (voor een definitie hiervan, zie "Eerste gekwalificeerde" hierboven).

Een nieuwe flow aanmaken

Klik op 'Nieuw' en bepaal een code (korte omschrijving van een afdeling). In de omschrijving kan eventueel de gebruikersnamen worden toegevoegd of een afdelingsnaam.

Klik op fiatteurs om goedkeurders toe te voegen. Let op, de goedkeuring volgorde is conform de lijst van boven naar beneden.