Document Capture – Regelherkenning in combinatie met uitstelsjabloon instellen

Wat kan je met regelherkenning doen

Regelherkenning in Continia Document Capture is een krachtige functie waarmee je automatisch regels op een factuur kunt laten herkennen en verwerken in BC. Dit bespaart tijd en voorkomt fouten bij het handmatig invoeren van gegevens.

Regelherkenning analyseert de individuele regels op een factuur (bijvoorbeeld per product of dienst) en koppelt deze automatisch aan de juiste velden in BC, zoals:

• Grootboekrekeningen
• Artikelen
• Kostenplaatsen
• Uitstelsjablonen

Hoe stel je regelherkenning in

Ga via het betreffende document (of via de Leverancierskaart) naar ‘Sjabloon’ > ‘Sjabloonkaart’.

Ga naar ‘Gerelateerd’ > ‘Sjabloon’ > ‘Vertalingen’ > ‘Rekeningen voor bedragen’.

Hier kan je instellen waar het veld ‘Bedrag excl. Btw’ naar vertaald moet worden. We kiezen hiervoor:

1) Grootboekrekening

2) grootboekrekeningnummer,

3) dit veld heb ik via personaliseren toegevoegd, dit kan je doen indien het gewenst is een standaard omschrijving mee te geven aan de boeking, ik heb ervoor gekozen om een omschrijving te pakken waar alleen nog maar het kwartaalnummer ingevuld dient te worden in de inkoopfactuur
4) Vul hier indien nodig de ‘Afdelingscode’ in

5) Hier kan indien nodig een ‘Uitstelcode’ ingegeven worden.

Wanneer er nog geen uitstelcode bestaat of je een nieuwe aan wil maken, ga dan naar de pagina ‘Uitstelsjablonen’, kies voor ‘Nieuw’.

Vul alle benodigde velden in. Hierna is de sjabloonkaart afhankelijk van de ingestelde opties te gebruiken.

Voor de Periodebeschrijving kan je de volgende tijdelijke aanduidingen gebruiken (de waarden worden automatisch toegevoegd wanneer de periodebeschrijving zal worden gebruikt in boekingen):

• %1 = het dag-nummer van de periodeboekingsdatum
• %2 = het week-nummer van de periodeboekingsdatum
• %3 = het maand-nummer van de periodeboekingsdatum
• %4 = de maandnaam van de periodeboekingsdatum
• %5 = de boekhoudperiodenaam van de periodeboekingsdatum
• %6 = het boekjaar van de periodeboekingsdatum

Kies de nieuw aangemaakte of al bestaande uitstelsjabloon in het veld ‘Uitstelcode’.

Ga terug naar het verwerken van je factuur in Document Capture, kies hier voor ‘Herken velden’ en daarna ‘Registreren’ indien juist.

In de Inkoopfactuur is nu te zien dat de omschrijving is aangevuld zoals ingegeven in de ‘Rekeningen voor bedragen’, daarnaast is ook het Uitstelsjabloon ingevuld.

De verwerking van de uitstelcode dient nog gecontroleerd te worden. Klik op de drie puntjes naast de uitstelcode.

Kies voor ‘Schema berekenen’ indien een van je instellingen in het uitstelsjabloon nog gedefinieerd diende te worden door gebruiker.

De factuur kan nu worden goedgekeurd en daarna worden geboekt zoals in het normale verwerkingsproces. De uitgestelde boekingen worden automatisch gemaakt n.a.v. het gedefinieerde uitstelsjabloon en bijbehorende uitstelschema.

Bekijk ook onderstaande artikel voor meer nuttige handigheidjes in Continia Document Capture. 

 https://succeedit.zendesk.com/hc/nl-nl/articles/10977823358620-Meester-worden-in-Continia-Document-Capture-Jouw-Gids-voor-Effici%C3%ABntie