Continia Document Capture – Goedkeuring delen met meerdere goedkeurders tegelijkertijd

Waarvoor kan deze instelling voor dienen

Je kan deze optie gebruiken wanneer je wil dat een factuur wordt doorgestuurd naar diverse personen in de organisatie, echter hoeft maar één van deze personen de factuur goed te keuren voordat deze factuur is goedgekeurd of wordt doorgestuurd naar de volgende goedkeurder in de flow.

Bijvoorbeeld als er meerdere verantwoordelijke zijn voor één afdeling, of één van de directieleden dient de factuur als laatste stap in de flow goed te keuren.

Benodigde instellingen

Ga naar ‘Continiagebruikers’, kies voor ‘Nieuw’.

Je creëert nu de proforma gebruiker. Geef de gebruiker een passende naam waardoor het doel duidelijk is waarvoor deze gebruiker is bestemd, bijvoorbeeld de afdeling naam. Let erop dat deze gebruiker geen BC login nodig heeft.
 

Kies nu voor ‘Gebruikersinstellingen per bedrijf’.

Kies voor ‘Goedkeuring gedeeld met andere gebruikers’.

Kies met welke gebruiker je de goedkeuring wil delen. Daarnaast kies je ook welke rechten er gebruikt moeten worden (die van de “eigenaar” of die van de gedeelde gebruiker). E-mails dienen alleen naar de gedeelde goedkeurder gestuurd te worden, want de gebruikersgroep heeft geen emailadres. En tot slot kan deze instelling wel of niet direct gekopieerd worden naar de anderen bedrijven.

Wanneer je hier dus meerdere gedeelde gebruikers toevoegt zitten zij vanaf dan in een gebruikersgroep die je kan gebruiken om in een stap de goed te keuren factuur naar meerdere gebruikers tegelijkertijd kan sturen terwijl maar één persoon deze hoeft goed te keuren.