Continia Document Capture – De module ‘Inkoopcontracten’ (purchase contracts) instellen

Waarvoor te gebruiken

Met Continia Document Capture (deze module is ook te gebruiken wanneer je Continia Expense Management gebruikt in je organisatie) kan je terugkerende facturen automatisch goedkeuren, door deze te koppelen aan een inkoopcontract. Ook voor contracten en abonnementen kun je een automatische goedkeuring instellen. Dit zal uiteindelijk besparen in het goedkeuringsproces van documenten.

Je kan op 3 manieren de inkoopcontracten aanmaken:

• Vanuit een specifiek document in je documentdagboek;
• Vanuit een melding tijdens het verwerken van documenten in Document Capture;
  
• Handmatig via de Inkoopcontracten pagina.

Door een goedkeuringsworkflow in te stellen op inkoopcontracten hoeven niet meer alle lossen facturen vallende onder het inkoopcontract goedgekeurd te worden, maar kunnen die automatisch worden goedgekeurd na goedkeuring van het Inkoopcontract.

Waarom inkoopcontracten gebruiken

Er zijn een aantal voordelen aan het gebruiken van de inkoopcontracten in Continia Expense Management, namelijk:

• Efficiëntie en snelheid: Vermindert handmatige taken, waardoor contractprocessen worden versneld;
• Nauwkeurigheid en naleving: Minimaliseert fouten en zorgt ervoor dat wetten en beleid worden nageleefd;
• Kostenreductie: Verlaagt de operationele kosten en beperkt compliance-gerelateerde financiële risico's;
• Verbeterde zichtbaarheid en controle: Centraliseert contractopslag voor betere tracking en beheer;
• Schaalbaarheid: Beheert toenemende contractvolumes zonder extra personeel;
• Verbeterde beveiliging: Beveiligt gevoelige gegevens en controleert de toegang tot contractinformatie;
• Proactief beheer: Automatiseert waarschuwingen voor verlengingen en vervaldatums, waardoor vergissingen worden voorkomen.

Activeer Purchase contracts in Business Central

Om gebruik te maken van de inkoopcontracten dien je eerst de Purchase Contracts module te activeren. Klik hiervoor op  en zoek op ‘Continia’, kies voor de optie ‘Continia Solution Management’. 

Klik op ‘Try it out’ om de module te activeren.

In het rollencentrum is nu de sectie tegels genaamd ‘Inkoopcontracten’ zichtbaar.

Inkoopcontract aanmaken

Kies voor ‘Inkoopcontract’ > ‘Inkoopcontract aanmaken’. (via de andere wegen zoals eerder genoemd kom je via een andere weg uit bij het inkoopcontract, echter is het aanmaken van het daadwerkelijke inkoopcontract daarna gelijk aan onderstaande uitleg). 

Geef de benodigde informatie op de pagina ‘Inkoopcontract aanmaken’. Kies daarna voor ‘OK’.

Op het volgende scherm kan je de details van het inkoopcontract gaan ingeven.

Zoals op welke grootboekrekening (1) de kosten per periode geboekt moeten worden, welke omschrijving (2) je aan de boeking mee wil geven, welke start- en einddatum (3) er aangehouden dient te worden, de kosten (4), en eventueel andere belangrijke velden voor je organisatie.

Het jaarlijkse bedrag wordt automatisch berekend.

Als je een inkoopcontract ter goedkeuring wil verzenden, kies je voor ‘Goedkeuring aanvragen’ > ‘Goedkeuringsaanvraag verzenden’.
Hierdoor wordt het contract onmiddellijk ter goedkeuring verzonden naar de goedkeurder die is opgegeven in het veld ‘Inkopercode’ en verandert het veld ‘Goedkeuringsstatus’ in ‘In afwachting van goedkeuring’.

Goedkeuringsworkflow instellen voor Inkoopcontracten

Om er voor te zorgen dat de Inkoopcontracten goedgekeurd kunnen worden door de juiste gebruikers, dienen de instellingen hiervoor los van de overige goedkeuringsworkflows gemaakt te worden. Om dit in te stellen klik je op , en zoek je op ‘Inkoopcontracten instellingen’ en kies je voor de optie ‘Inkoopcontracten instellingen.

Let op: om de goedkeuring voor Inkoopcontracten in te kunnen stellen dien je de ‘Gebruikersmachtigingenset’ ‘CDC-PC-ADMIN’ te hebben. Of ‘CDC-SUPER’.

Om de Inkoopcontractgoedkeuring in te schakelen zet je de boolean ‘Inkoopcontractgoedkeuring inschakelen’ onder het tabblad ‘Goedkeuring’ aan.

Nu dienen alleen nog de gebruikers de juiste instellingen te krijgen in de ‘Continia gebruikersinstellingen’. Kies hiervoor ‘Werkstromen en gebruikers’ > ‘Continia gebruikersinstellingen’ wanneer je je nog op de Inkoopcontracten Instellingen’ pagina bevind.

Kies de juiste gebruiker en kies voor ‘Bewerken’.

Geef onder het tabblad ‘Inkoopcontracten’ de gewenste goedkeuringsinstellingen in. Herhaal dit bij alle benodigde gebruikers.

Automatisch goedkeuren Inkoopcontract facturen

Je kan in de inkoopcontracten module de instellingen zo maken dat zodra het inkoopcontract goedgekeurd is, de bij behorende facturen automatisch goedgekeurd zullen worden. Je kan hierbij ook een variatie instellen, zodat als de prijs net iets afwijkt de factuur toch goedgekeurd zal worden. Daarnaast kan je ook instellen of er op elke factuur behorende bij het betreffende inkoopcontract een vast bedrag zal voorkomen, of dat dit een variabel bedrag gaat zijn.

Kies onder het tabblad ‘Inkoopcontracten’ voor de tegel ‘Alle’. En ga in het betreffende inkoopcontract.

Kies bij ‘Prijssoort’ voor ‘Vast bedrag’ of voor ‘Variabel bedrag’. Kies bij ‘Automatisch goedkeuren binnen variatie’ altijd voor ‘Ja’ (anders zal deze keuze de instellingen op de sjabloonkaart in de volgende stap overschrijven).

Wanneer je voor een ‘Variabel bedrag’ bij prijssoort kiest, en voor ‘Ja’ bij ‘Automatisch goedkeuren binnen variatie’, kun je onder het tabblad ‘Regels’ per regel aangeven hoeveel de prijsvariatie per regel mag zijn.

Sjabloonkaart voor het inkoopcontract instellen

Ga naar de sjabloonkaart van je betreffende inkoopcontract, via het ‘Sjabloonnr.’ en dan ‘Details weergeven’.

Kies onder het tabblad ‘Inkoopdocumenten’ bij ‘Factuur registratie stap 2’ voor ‘Goedkeuringsverzoek versturen’.

Factuur matchen aan inkoopcontract

Klik in de regel ‘Rekeningtype’  op de 3 puntjes.

Kies voor ‘Inkoopcontract’ en daarna voor ‘OK’.

Klik in de regel ‘Rekeningnr.’  op de drie puntjes.

Kies je gewenste eerder aangemaakte Inkoopcontract en kies voor ‘OK’.

Je kan er nu voor kiezen om het door jou gekozen Inkoopcontract als standaardaccount te gebruiken voor toekomstige facturen. De keuze ligt natuurlijk aan of je onderneming ook ooit andere facturen van dezelfde leverancier ontvangt ja of nee.

Indien er geen foutmeldingen zijn, en je factuur dus goed matcht met het door jou aangemaakte Inkoopcontract, kan je de factuur registreren zoals normaal.