Voorraadperiode maken, herwaarderen en afsluiten

Wat houdt een voorraadperiode in

Een voorraadperiode is een periode waarin gewijzigde voorraadwaarden kunnen worden geboekt. Een voorraadperiode wordt begrensd door een einddatum. Als je een voorraadperiode hebt afgesloten, kun je geen verwachte of gefactureerde voorraadwaarden vóór de einddatum meer boeken. Je kunt geen nieuwe waarden naar de voorraad boeken vóór de einddatum. Als er nog open artikelposten, d.w.z. positieve aantallen die nog niet zijn vereffend met uitgaande transacties, zijn die binnen de afgesloten periode vallen, kunt u de uitgaande aantallen ook nadat de periode is afgesloten nog met deze posten vereffenen.

Waarom werken met voorraadperiodes

Door het werken met voorraadperiodes kan je tijdens de maandafsluiting de taak van het sluiten van de voorraadperiode uitvoeren. Hierdoor krijg je extra controle moment op welke artikelposten nog open staan, en kan er direct worden onderzocht of dit correct is. Ook voorkom je dat er nog voorraadwaarden worden geboekt in bijvoorbeeld al afgesloten boekingsperiodes.

Voorraadperioden aanmaken

Zoek via  op ‘Voorraadperioden’ en kies voor de pagina ‘Voorraadperioden’.

Kies voor ‘Nieuw’.

Geef de ‘Einddatum’ van de eerste periode in, de ‘Naam’ wordt door BC automatisch aangevuld op basis van je ingegeven einddatum. Maak zo al je voorraadperioden voor het betreffende jaar aan.

Voorraadperioden afsluiten

1) Voordat je een voorraadperiode sluit, ga je naar … > Acties > Functies > 'Kostprijs herwaarderen – Artikelposten' om ervoor te zorgen dat alle kostencorrecties worden geboekt.

Zet het vinkje ‘Boeken naar GB’ aan en kies voor ‘OK’.

Voer het ‘Testrapport’ uit om te zien of er openstaande uitgaande posten voorkomen in de voorraadperiode of artikelen waarvan de kosten nog niet zijn geherwaardeerd.

Kies voor ‘Voorbeeld en sluiten’, het volgende controle rapport komt nu naar voren. Hierin wordt dus aangegeven welke artikelposten nog geboekt moeten worden voordat de voorraad periode afgesloten kan worden.  

Onder de volgende omstandigheden kun je iedere voorraadperiode afsluiten:

• De periode bevat geen openstaande uitgaande artikelposten, dat wil zeggen negatieve voorraad.
• De kosten van alle artikelen zijn aangepast met gebruik van de batchverwerking Kostprijs herwaarderen - Artikelposten.

Dit betekent dat alle uitgaande transactieaantallen, zoals de aantallen van verkooporders, uitgaande transfers, verkoopfacturen, inkoopretourorders of inkoopcreditnota's, moeten worden vereffend met bestaande aantallen in de voorraad.

2) Zoek via  op ‘Voorraadwaarde’ en voer de taak ‘Voorraadwaarde boeken naar grootboek’ uit.

Kies voor ‘Per post’, zet het vinkje bij ‘Boeken’ aan en kies voor ‘Voorbeeld’.

Je krijgt daarna een overzicht van de geboekte posten.

3) Ga terug naar je pagina ‘Voorraadperioden’ en kies nu voor ‘Van Voorraadbeheer naar GB boeken’.

4) Kies nu voor ‘Periode afsluiten…’.

En kies voor ‘Ja’ want je hebt alle juiste stappen hiervoor doorlopen.

Je krijgt nog een bevestiging dat de voorraadperiode gesloten is.

In de periode regel staat er nu ook een vinkje bij ‘Afgesloten’.

In de ‘Boekingsperioden’ is dit nu ook terug te vinden met een vinkje bij ‘Voorraadperiode afgesloten’.