Instellen goedkeuringswerkstromen in Business Central

Algemeen

Je kunt werkstromen instellen en gebruiken om bedrijfsprocestaken te verbinden die door verschillende gebruikers worden uitgevoerd. Het aanvragen en verlenen van goedkeuringen om nieuwe records te maken, of goedkeuring bij een bepaald orderbedrag zijn voorbeelden van veelvoorkomende werkstroomstappen.

Op de pagina Werkstroom kunt u een werkstroom maken door de betrokken stappen te vermelden op de regels. Elke stap bestaat uit een werkstroomgebeurtenis, aangepast door gebeurtenistoestanden, en een werkstroomantwoord, aangepast door antwoordopties. Je definieert werkstroomregels door velden op werkstroomregels te vullen vanuit lijsten met vaste gebeurtenis- en reactiewaarden die scenario's vertegenwoordigen die worden ondersteund door de toepassingscode.

De algemene versie van Business Central bevat een aantal vooraf geconfigureerde werkstromen die worden vertegenwoordigd door werkstroomsjablonen die je kunt kopiëren om werkstromen te maken. De code voor werkstroomsjablonen die door Microsoft worden toegevoegd, heeft het voorvoegsel "MS-". Zie voor meer informatie de lijst met werkstroomsjablonen op de pagina Werkstroomsjablonen.

Instructie - Instellen goedkeuringswerkstromen

We beginnen met het instellen van de goedkeuringwerkstromen door de begeleide instelling te doorlopen.

1. Deze vind je door te zoeken op Begeleide instelling of onder Instelling en extensies onder het Bedrijfsmanager-rolcentrum. Start de begeleide instelling.
2. Kies Goedkeuring van inkoopfactuur en klik op Volgende.
3. Om een fiatteur in te stellen moet je een Business Central-gebruiker hebben met gebruikersinstellingen. Als deze nog niet is ingesteld klik je op Nieuw. Vul in ieder geval de gebruikers-id en de email van de gebruiker in.
   
4. Vul ook het bedraglimiet in voor de factuur.
   
5. Hiermee heb je een goedkeuringswerkstroom ingesteld voor inkoopfacturen boven €3.000,-.
   
   

Goedkeuringwerkstroom - Werking in Praktijk

1. Als je een inkoopfactuur probeert te boeken waarvan het totaalbedrag excl. BTW meer dan €3.000,- is krijg je de volgende melding:
   
2. Om de inkoopfactuur nu te boeken zal je een goedkeuringsaanvraag moeten verzenden naar de fiatteur die we eerder hebben ingesteld. Dat doe je onder Goedkeuring aanvragen > Goedkeuringsaanvraag verzenden.
3. Je krijgt een bevestiging van de goedkeuringsaanvraag.
    
4. De fiatteur krijgt een mailtje:
   
   
5. En ziet op zijn of haar rolcentrum (afhankelijk van type rol) in Business Central een aanvraag  ter goedkeuring:
   
6. Als je hierop klikt zie je de aanvraag en kan je deze goedkeuren, weigeren, delegeren naar een andere fiatteur of de inkoopfactuur openen.
   
7. Als je de aanvraag goedkeurt verandert de status van de inkooporder van Wacht op goedkeuring naar Vrijgegeven. De factuur kan dan geboekt worden en kan niet meer gewijzigd worden. De aanvrager krijgt bericht van een goedkeuring of weigering van de inkoopfactuur.
   
   
8. Bij elke actie wordt een goedkeuringspost aangemaakt waarmee de goedkeuring te traceren is.