E-mail Setup

E-mail instellen

Voor dit voorbeeld zijn de volgende accounts aangemaakt:

• Ingelogde user
• Info SucceedIT
• Finance SucceedIT

Onder e-mail scenario’s is op te geven welke document vanuit bepaald account verzonden dienen te worden. Dit doe je door via het kopje Navigeren naar de optie E-mailscenario's te gaan:

Let op!
De ingelogde gebruiker dient zelf in outlook wel toegang te hebben tot deze e-mail inbox om mails te kunnen verzenden.

Om scenario's toe te wijzen, klik je op de kop van het e-mail adres. Vervolgens kan je bovenin kiezen voor Scenario's toewijzen. Het onderstaande scherm komt naar voren:

Hier kan je uit bepaalde scenario's kiezen die je onder dat specifieke e-mailadres wilt hangen.

Hieronder zie je dus dat de inkoopordermail verzonden wordt vanuit het e-mailadres [e-mail].

We gebruiken het voorbeeld geboekte verkoopfactuur. Selecteer de geboekte verkoopfactuur die je wilt verzenden en klik op afdrukken/verzenden om bij Verzenden via e-mails te komen:

Indien gewenst, kan er handmatig afgeweken worden van het e-mail account waarvan wordt verzonden. Dit doe je door bij 'Van' het e-mailadres te wijzigen in het gewenste e-mailadres.

Tevens is het mogelijk een e-mail sjabloon toe te voegen zodat er al een voorbeeld tekst wordt mee genomen, zoals: “Beste klant, in de bijlage treft u onze factuur.” Hoe dit ingesteld kan worden, wordt in de volgende alinea uitgelicht. In het bovenstaande plaatje is zoals je kan zien al een sjabloon toegevoegd. 

E-mail sjabloon instellen

Voor dit voorbeeld gebruiken we weer de verkoopfactuur. Om hier te komen zoek je in het vergrootglas recht bovenin naar Rapportselectie verkoop. (Dit kan je ook instellen voor inkoop en service.)

Het onderstaande scherm komt naar voren.

Bovenin kan je bij Gebruik verschillende onderwerpen kiezen voor je sjabloon. In dit voorbeeld pakken we dus de factuur, maar het is logisch als je ook een sjabloon instelt voor een bevestiging van de verkooporder bijvoorbeeld. Dit kan je dan doen door in het drop down menu in plaats van 'Factuur', 'Order' te selecteren. 

Belangrijk is dat je voordat je bij 'Indelingsomschrijving van hoofdtekst van e-mailbericht' een sjabloon gaat toevoegen, eerst het vinkje 'Gebruiken voor hoofdtekst van e-mailbericht' aan zet. 

Heb je dit allemaal gedaan, klik dan op het liggend streepje zoals hierboven te zien is. Het onderstaande scherm met sjablonen komt naar voren. Kies de juiste die bij jouw organisatie past. 

Als de hierboven beschreven stappen uitgevoerd zijn, ziet de instelling er zoals hieronder uit. 

De onderstaande afbeelding is hoe de hoofdtekst van de e-mail er automatisch uitkomt door het ingestelde sjabloon.

Functiebeheer aanzetten voor All Users

Nu alle instellingen goed staan, moet er nog een laatste actie uitgevoerd worden. In 'Functiebeheer' (weer te vinden door in het vergrootglas recht bovenin Business Central 'functiebeheer' in te voeren) ga je naar de regel 'Functie-update: uitgebreide e-mailmogelijkheden'. In dezelfde regel kan je in de kolom 'Geactiveerd voor' op 'None' klikken. Hier kan je All Users selecteren om de e-mailmogelijkheden te activeren. 

Je bent nu klaar voor gebruik!