Nieuwe gebruiker inrichten in Business Central

Voorwaarden

Een nieuwe gebruiker is aangemaakt in Entra voor het bedrijf, inclusief een Microsoft-licentie en een bedrijfs-e-mailadres. De gebruiker heeft een Business Central-licentie toegewezen gekregen.
Bij gebruik van Beveiligingsgroepen (vervanger van de Gebruikersgroepen) moet de nieuwe collega ook worden toegevoegd aan een beveiligingsgroep. 
Dit is een taak die over het algemeen wordt uitgevoerd door de IT partner of in sommige gevallen door jullie zelf. 

Gebruiker inrichten in Business Central

Afhankelijk van de individuele set-up zijn er meerdere pagina's die voor de gebruiker moeten worden ingericht. Klik op de link om naar het betreffende onderdeel te springen.

Minimale vereiste inrichting:

• Gebruiker
• Gebruikersconfiguratie (Rol/profiel)

Optionele inrichting, afhankelijk van extra wensen:

• Verkopers/inkopers
• Magazijnwerknemer
• Continia-gebruikers (voor Document Capture en/of Expense Management)
• Werknemer (voor Agiles Advanced Workflow)
• Mobile users/Mobile groups (Mobile WMS)

Gebruiker

Op deze kaart bepaal je wat de gebruiker mag doen in Business Central en voor welke bedrijven de gebruiker deze acties kan uitvoeren.

• Open Business Central (Productieomgeving) en navigeer naar de kaart Gebruikers.
• Klik op Proces in het menu en kies de optie Gebruiker bijwerken.

Als deze optie niet beschikbaar is, neem dan contact op met je interne beheerder of stuur een e-mail naar [e-mail] voor assistentie.

• Er verschijnt een nieuw scherm. Klik op Volgende. Business Central toont of er wijzigingen zijn gevonden en welke wijzigingen er zullen worden doorgevoerd.

In het volgende scherm zie je een overzicht van de updates. Als de Business Central-licentie correct is gekoppeld, zie je de nieuwe gebruiker(s) verschijnen.

Je kunt ook andere wijzigingen zien die in Entra zijn gemaakt, maar nog niet in Business Central zijn bijgewerkt. Dit is geen probleem en je kunt deze wijzigingen bevestigen.

• Business Central bevestigt de doorgevoerde wijzigingen waarna je het scherm kunt sluiten.

Om het toewijzen van rechten aan nieuwe gebruikers te vereenvoudigen, kun je het tabblad dupliceren door met de rechtermuisknop op het tabblad te klikken. Schuif een van de tabbladen naar een ander scherm en open de gebruiker die je als voorbeeld wilt gebruiken. In het andere scherm open je de nieuwe gebruiker.

Het Algemeen-gedeelte wordt automatisch ingevuld vanuit Entra. Gebruik de voorbeeldgebruiker om de rechten van de collega in te vullen. 
Bij gebruik van beveiligingsgroepen kan dit in principe leeg blijven omdat de machtigingen al zijn aangegeven bij de respectievelijke beveiligingsgroepen. 

Mochten er aanvullende rechten nodig zijn (buiten de groep om) kun je die in het stuk Gebruikersmachtigingensets toevoegen. 

Machtigingensets

Wanneer jullie geen beveiligingsgroepen gebruiken maar je ook niet steeds allemaal losse machtigingen wilt toevoegen kun je een soort machtingenset-groep maken. Dit houdt in dat je een nieuwe machtigingenset maakt (met een goed herkenbare naam, bijvoorbeeld GB-CDC (voor Gebruikersgroep Continia Document Capture). In de machtigingenset kun je vervolgens losse machtigingensets 'bundelen'. 

Voorbeeld: 

Vervolgens kun je het nieuwe bundel aan meerdere gebruikers tegelijk toevoegen door naar Machtigingensets per gebruiker te navigeren: 

Gebruikersconfiguratie

De rollen en profielen bepalen niet wat een gebruiker mag doen in Business Central, maar geven aan hoe de gebruiker in Business Central start. Ze bepalen bijvoorbeeld welk bedrijf wordt getoond, in welke taal, in welke tijdszone, en welke snelkoppelingen beschikbaar zijn.

Sommige klanten hebben eigen profielen gemaakt, dus neem de voorbeeldgebruiker als leidraad.

Verkopers/inkopers

Gebruik de voorbeeldgebruiker als referentie. Staat deze in de lijst? Maak dan ook hier een nieuwe gebruiker aan. Let op: verkopers/inkopers worden per bedrijf aangemaakt. Heeft de gebruiker toegang tot meerdere bedrijven? Maak dan voor elk bedrijf een nieuwe verkoper/inkoper aan indien nodig.

Magazijnwerknemer

Dit is een belangrijke inrichting. Het kan voorkomen dat een gebruiker een pakbon niet kan vinden terwijl een collega deze wel ziet. Dit ligt aan de instellingen op de kaart Magazijnwerknemer. Gebruik hier ook een voorbeeldgebruiker als leidraad.

 

Continia-gebruikers

Wanneer de klant Continia Document Capture en/of Expense Management gebruikt, moet de nieuwe gebruiker worden aangemaakt als Continia-gebruiker.

• Navigeer naar Continia-gebruikers en voeg de gebruiker toe met de knop Nieuw. Zoek de nieuwe gebruiker in de lijst.

• Klik op Gebruikersinstellingen per bedrijf en geef aan voor welke bedrijven de gebruiker mag goedkeuren en andere instellingen. Gebruik opnieuw de voorbeeldgebruiker als referentie.

Als de klant het Continia webportaal voor goedkeuringen gebruikt, moet je nog een extra stap uitvoeren. Als de gebruiker is ingesteld met Web Client in de kolom Goedkeuringsclient, kunnen inkoopfacturen in Business Central worden goedgekeurd en kun je de volgende stappen overslaan.

Continia Web Portal goedkeuring:

• Klik in het menu op Exporteren gebruikers om de nieuwe gebruiker aan te melden bij het Continia-portaal.

• Je ontvangt een melding over een welkomstmail. Aangezien de meeste klanten ervoor kiezen om deze handmatig te versturen, klik je op OK en vervolgens op Verstuur welkomst-e-mails. Kies de optie om alleen een mail naar de geselecteerde gebruiker te versturen.

Werknemers (AWF Workflows)

Wanneer de klant Agiles Workflows gebruikt, moet de nieuwe gebruiker mogelijk ook worden aangemaakt als AWF-gebruiker. Gebruik ook hier de voorbeeldgebruiker als leidraad.

Als je bij het toevoegen van de nieuwe gebruiker een melding krijgt dat er geen beschikbare licenties meer zijn, controleer dan of je een licentie kunt vrijmaken door een andere gebruiker te verwijderen (bijvoorbeeld iemand die niet langer werkzaam is of van functie is veranderd).

Als je een gebruiker verwijdert, worden de taken van de oude gebruiker overgedragen aan de nieuwe gebruiker. Dit proces kan enige tijd duren, afhankelijk van de hoeveelheid taken.

Kun je geen licentie vrijmaken, neem dan contact op met SucceedIT Support om een extra Advanced Workflow-licentie aan te vragen.

Wanneer de gebruiker is aangemaakt, klik in het menu op Teams om de gebruiker aan een team toe te voegen, indien nodig.

Laat de nieuwe collega nu inloggen en controleer of de rollen en rechten correct zijn ingesteld.