Posten controleren - het nieuwe vereffenen van grootboekposten

De functionaliteit ‘Posten vereffenen’ is in Business Central (versie 25) vervangen door ‘Grootboekposten controleren’. Deze functie helpt je om je financiële gegevens nauwkeurig bij te houden en te controleren.

Wat is het?

De functie ‘Grootboekposten controleren’ stelt je in staat om grootboekposten te markeren als gecontroleerd. Dit helpt bij het bijhouden van welke posten zijn beoordeeld en zorgt voor een efficiënter beoordelingsproces aan het einde van de maand of bij andere controles.

Hoe werkt het?

1. Rekeningen instellen voor controles:
   • Op de pagina Grootboekrekening kun je voor elke rekening aangeven hoe beoordelingen moeten worden toegestaan via het veld Controlebeleid.
   • Er zijn verschillende controlebeleidsopties, zoals:
     • Geen: Posten kunnen niet als gecontroleerd worden gemarkeerd.
     • Controle toestaan: Posten kunnen als gecontroleerd worden gemarkeerd zonder dat debet- en creditboekingen in evenwicht hoeven te zijn.
     • Controle en afstemmen van saldo toestaan: Debet- en creditboekingen moeten in evenwicht zijn.
2. Posten als gecontroleerd markeren:
   • Selecteer de posten die je hebt beoordeeld en gebruik de actie Selectie instellen op gecontroleerd.
   • Elke keer dat je een of meer posten als gecontroleerd markeert, krijgen de inzendingen hetzelfde nummer in de kolom Controle-id. Dit helpt bij het bijhouden van welke inzendingen tegelijkertijd zijn beoordeeld.
   • Business Central registreert ook de gebruiker die de controle heeft uitgevoerd en wanneer dit is gedaan.
3. Posten filteren:
   • Je kunt posten filteren op de pagina Grootboekposten controleren om alleen de posten weer te geven die wel of niet zijn gecontroleerd1.

Deze functionaliteit helpt je om een duidelijk overzicht te behouden van je financiële gegevens en zorgt ervoor dat je eenvoudig kunt zien welke posten al zijn beoordeeld en welke nog niet.
 
https://learn.microsoft.com/nl-be/dynamics365/business-central/finance-review-accounts
 
Wij kregen eerder ook de vraag wat er met de 'oude' posten gebeurd. 
 
Vereffenen in de grootboeken staat eigenlijk gelijk aan controleren, dus doet de nieuwe functie exact hetzelfde maar dan met de additionele handigheidjes (filter, Controle-ID). 
 
Wat de bestaande, reeds 'vereffende' posten betreft heb ik helaas geen goed nieuws. Deze zullen niet automatisch als gecontroleerd worden aangemerkt.

Wil je een goed overzicht houden en de filter efficiënt willen kunnen gebruiken, zult je helaas de bestaande posten eenmalig (handmatig) moeten aanmerken als gecontroleerd. Dat kan gelukkig als 'batch' en niet per regel. 
 

 
LET OP: Wij zijn er in de tussentijd achter gekomen dat het markeren van de reeds vereffende posten niet helemaal werkt zoals verwacht.

BC blijft de melding geven dat de vereffende posten niet in balans zijn, maar dat kan niet het geval zijn omdat zij dat tijdens het vereffenen wél waren. 
  
Zet de Review Policy van de grootboekrekening(en) voor deze actie even op alleen 'Allow Review', marker de posten als gecontroleerd en zet daarna de policy weer terug op 'Allow Review and Match Balance'.  
 

 

Voor een makkelijker overzicht kun je de kolom Open toevoegen aan de lijst ‘Posten controleren’.

Op de pagina ‘Grootboekposten’ is dit voor iedere gebruiker mogelijk met personaliseren. Helaas kan dit op de pagina ‘Posten controleren’ alleen via een profiel.

Dit kan worden gedaan door iemand die hiervoor de rechten heeft. Mocht er intern niemand beschikbaar zijn kun je een mail sturen naar [e-mail] met het verzoek dit aan te passen. Ook voor vragen over deze functie kun je hier uiteraard terecht.