Periodiek dagboek aanmaken

Waarom een periodiek dagboek gebruiken

Een periodiek dagen is een dagboek met specifieke velden voor het beheren van transacties die je vaak boekt met weinig of geen wijzigingen. Bijvoorbeeld; declaraties van medewerkers of salaris doorbelastingen.

Door periodieke dagboeken te gebruiken kun je vaste en variabele bedragen boeken en automatische tegenboekingen opgeven voor de dag na de boekingsdatum. Je kunt verdeelsleutels gebruiken om de periodieke posten over verschillende rekeningen te verdelen.

Veld ‘Methode’

Het veld ‘Methode’ is belangrijk. Het bepaalt hoe het bedrag op de dagboekregel na het boeken wordt behandeld. Wanneer je de regel bijvoorbeeld altijd met hetzelfde bedrag wilt boeken, kun je het bedrag ongewijzigd laten. Wil je dezelfde rekeningen en dezelfde tekst gebruiken, maar het bedrag varieert, dan kun je het bedrag na het boeken verwijderen.

Veld ‘Frequentie’

Dit veld voor de datumformule bepaalt hoe vaak de boeking op de journaalregel moet worden geboekt en moet worden ingevuld. Bijvoorbeeld; Als de journaalpost elke maand moet worden geboekt, voer je ‘1M’ in. Na elke boeking wordt de datum in het veld ‘Boekingsdatum’ automatisch bijgewerkt met een maand. Te gebruiken datum formules:

Periodieke dagboekbedragen toewijzen aan meerdere rekeningen

Op de pagina ‘Periodieke dagboeken’ kun je de actie ‘Toewijzingen’ kiezen om aan te geven hoe bedragen op de regel van het terugkerende dagboek moeten worden toegewezen aan verschillende rekeningen en dimensies. Een verdeelsleutel fungeert als tegenrekeningregel voor de periodieke dagboekregel.

Net als bij een periodiek journaal voer je een toewijzing één keer in en blijft deze na het boeken in het toewijzingsjournaal.

Een periodiek dagboek aanmaken

Zoek via  op ‘Periodieke dagboeken’. En kies de taak ‘Periodieke dagboeken’.

Je start nu in de ‘Default’ Batch van de periodieke dagboeken. Mochten er meerdere verschillende dagboeken zijn die je vanaf heden wil gaan gebruiken dan kan je er voor kiezen om nieuwe batches aan te maken voor de specifieke soorten kosten. Klik hiervoor bij ‘Batchnaam’ op ‘…’.

Kies voor ‘Nieuw’. En geef een herkenbare naam en omschrijving op.

Ook kan je er hier al voor kiezen om een aparte nummerreeks te gebruiken voor deze periodieke boekingen, zodat ze makkelijk herkenbaar zijn in je administratie. Klik hiervoor in het vakje ‘Documentnr.-reeks’ op de drop-down en kies voor ‘Selecteren vanuit volledige lijst’ als er al een nummerreeks hiervoor is aangemaakt, of maak met ‘Nieuw’ een nieuwe nummerreeks hiervoor aan.

Als er nog een nieuwe nummerreeks aangemaakt moet worden kan je hier opgeven wat de ‘Begindatum’ moet zijn, wat het ‘Beginnr.’ Moet zijn, eventueel een ‘Eindnr.’ Als je bijvoorbeeld per jaar aparte nummerreeksen wil gebruiken in deze dagboek batch. En indien nodig kan je bij ‘Waarschuwen bij nr. ‘ ook nog instellen dat er bijvoorbeeld bij het ene laatste nummer in de nummerreeks een waarschuwing gegeven wordt zodat er op tijd een nieuwe nummerreeks aangemaakt gaat worden voor het nieuwe jaar.

Kies hierna voor ‘Sluiten’.

Je kan nu verder met het invullen van de regels die je per periode wil gaan boeken. Vul de vakken ‘Methode’, ‘Frequentie’, ‘Boekingsdatum’, ‘Btw-datum’, ‘Rekeningsoort’, ‘Rekeningnr.’, ‘Omschrijving’, ‘Bedrag’ en eventueel een ‘Kostenplaats Code’ in.

Wanneer je alles correct hebt ingevuld kan je via ‘Start’ kiezen om direct te boeken via ‘Boeken’. Of om eerst een voorbeeld van de boeking te weergeven.

Je krijgt daarna een bevestiging van de boeking. Kies voor ‘OK’.

Het gebruiken van een verdeelsleutel in Periodieke dagboeken

Kies op de regel waarop je een verdeelsleutel wil instellen Bij ‘Start’ voor ‘Verdeelsleutels’.

Geef hier je; ‘Rekeningnr.’, eventueel een ‘Kostenplaatscode’ en een ‘Verdeelsleutelaantal’ (als het bedrag over gelijke delen moet worden verdeeld) of een ‘Verdeelsleutel %’ (als het te verdelen bedrag ongelijk is) op. Het bedrag wordt op basis van wat je ingeeft bij de ‘Verdeelsleutelaantal’/‘Verdeelsleutel %’ automatisch berekend.

Bij het ‘Verdeeld bedrag (LV)’ staat nu het bedrag wat op de verdeelsleutel regels in totaal is opgegeven.

Je kan nu via ‘Start’ het periodieke dagboek ‘Boeken’.