EB betalingsdagboek

Voor de Belgische lokalisatie in BC wordt de functionaliteit 'EB Betalingsdagboek' gebruikt om elektronische betalingen uit te voeren. Hiermee kunnen betalingsbestanden gegenereerd worden die voldoen aan de Belgische regelgeving. 

Instellingen

Om het 'EB betalingsdagboek' goed te kunnen laten functioneren is het van belang de volgend instellingen te maken:

1) Klik op (of ALT+Q) en zoek op 'Fin. dagboeksjablonen' kies voor de optie 'Fin. dagboeksjablonen'. 

Voer de juiste tegenrekening in bij het financiële dagboeksjabloon, na het exporteren van de betaalbatch gebruikt het systeem die grootboekrekening op de tegenboeking op te maken. 

2) Klik weer op (of ALT+Q) en zoek op 'Exportprotocollen', kies voor de optie 'Exportprotocollen'. 

Zorg dat je hier het juiste exportprotocol hebt ingericht. Indien je wilt dat de betaling als ‘Batch’ betaling wordt aangemaakt dien je het vinkje aan te zetten bij ‘SEPA Batch Booking’.

Betaalbestand genereren

1) Klik op (of ALT+Q) ‘EB betalingsdagboek/ EB payment journal’.

2) ‘Suggest Vendor Payments’ geef hier de benodigde filters in en klik op 'OK'. Het systeem gaat vervolgens alle openstaande posten die voldoen aan voorheen ingestelde filters in het scherm laten zien.

3) Zorg ervoor dat alle gearceerde velden de juiste waarde hebben uit de onderliggende tabel. En als laatste handeling dat het juiste export protocol word gekozen rechts bovenin het scherm.

4) Valideer de betaalbatch. Mochten er fouten voortkomen uit de validatie dan zal het systeem aangeven wat er fout is zodat je deze fout kunt herstellen.

5) Exporteer de betaalbatch. Klik op 'Exporteer payment lines’. Zorg ervoor dat de boolean ‘Post general journal lines’ aan staat als je wilt dat de betaling geboekt wordt naar de tegenrekening ‘Betalingen onderweg’, geef ook een uitvoeringsdatum op.

Nadat je op 'OK' hebt geklikt zal het systeem een SEPA-bestand genereren Deze kan worden ingelezen bij  de bank. Dit bestand zal in de map 'Downloads' geplaatst worden. Doordat we bij de vorige stap de boolean ‘Post general journal lines’ hebben aangevinkt wordt er nu een General journal posting gedaan op de ingestelde grootboekrekening.

6) Betaling boeken via het bankafschrift. Op het moment dat je het bankafschrift gaat boeken, boek je het bedrag van de betaalbatch op de tussenrekening betalingen onderweg zodat deze weer op nul loopt.

Veel voorkomende fouten

1. Ongeldige bankrekeningnummers: Het is belangrijk om te controleren of alle ingevoerde bankrekeningnummers geldig zijn. Ongeldige nummers kunnen leiden tot mislukte betalingen;
2. Verkeerde exportprotocollen: Zorg ervoor dat de juiste exportprotocollen zijn ingesteld. Verkeerde protocollen kunnen ervoor zorgen dat de betalingsbestanden niet correct worden gegenereerd of niet worden geaccepteerd door de bank;
3. Onjuiste SEPA-instellingen: SEPA-betalingen vereisen specifieke instellingen, zoals correcte IBAN-nummers en BIC-codes. Fouten in deze instellingen kunnen leiden tot afwijzing van betalingen;
4. Niet-geconfigureerde nummerreeksen: Voor SEPA-betalingen moet een nummerreeks zijn gedefinieerd. Als dit niet is ingesteld, kunnen betalingen niet correct worden verwerkt;
5. Fouten in betalingsregels: Controleer of alle betalingsregels correct zijn ingevuld, inclusief het veld Vereffeningsnr.. Onjuiste of ontbrekende informatie kan leiden tot fouten bij het boeken van het dagboek;
6. Verkeerde valuta-instellingen: Zorg ervoor dat de valuta-instellingen correct zijn, vooral bij internationale betalingen. Verkeerde valuta-instellingen kunnen leiden tot verkeerde bedragen of afwijzing van betalingen. 

Mochten er vragen zijn over het instellen of het werken met het EB Betalingsdagboek, dan kan er altijd contact op worden genomen met onze service-desk.