Onkosten uitbetalen aan Werknemers

Algemeen

Business Central ondersteunt transacties voor werknemers op dezelfde manier als voor leveranciers. Daarom zijn er werknemersboekingsgroepen om te zorgen dat werknemersposten worden geboekt naar de relevante rekeningen in het grootboek.

Wanneer medewerkers hun eigen geld uitgeven tijdens zakelijke activiteiten, kun je de kosten boeken naar de rekening van de werknemer. Vervolgens kun je de werknemer terugbetalen door een betaling te doen naar de bankrekening van de werknemer, net zoals dat je leveranciers betaalt.

Werknemers aanmaken
Voordat je uitbetalingen aan werknemers kunt doen, moeten werknemers als entiteiten in Business Central zijn geregistreerd:

1. Ga naar ‘Werknemers’ door op te klikken of ALT+Q in te drukken. Kies voor de pagina ‘Werknemers’.

   

2. Klik op ‘Nieuw’ om een werknemer toe te voegen

3. Vul de relevante gegevens in, beschreven per tabblad;

• Tabblad Algemeen – Vul minimaal de volgende velden in: Nr., Voornaam, Achternaam, Functie en Initialen
  
• Tabblad Administratie – Wegens de AVG regelgeving kan het zijn dat je hier niet al te veel in wil vullen, i.v.m. met een uitbetaling via de Bank moeten de volgende gegeven in ieder geval minimaal ingevuld zijn om een correct SEPA betaalbestand te kunnen genereren: Plaats (hier kan je eventueel ook de plaats van je organisatie steeds neerzetten) en Land.

• Betalingen – Vul de velden Werknemersboekingsgroep (hier later meer over), Valutacode (alleen als er in een andere valuta dan de Lokale Valuta wordt uitbetaald), Banknaam, Bankplaats, IBAN en SWIFT-Code. 

Maak een ‘Werknemersboekingsgroep’ aan als deze nog niet bestaat. Zorg dat je overal de juiste grootboekrekeningen vermeld, aangezien dit (net als andere boekingsgroepen) zorgt voor de juiste financiële boekingen op de grootboekrekeningen.

Transactiewijze aanmaken

Ga naar ‘Transactiewijzen’ door op te klikken of ALT+Q in te drukken.

Kies voor ‘Nieuw’.

Geef bij ‘Rekeningsoort’, ‘Werknemer’ in. Kies een omschrijving, en vul alle benodigde velden in onder ‘Betalingsvoorstel’ en ‘Betalingen/ontvangsten in uitvoering’.
 

Onkosten registreren via het Diversendagboek

1. Druk op ALT + Q en zoek op ‘Diversendagboeken’, kies de betreffende taak

2. Open een batch en voeg een nieuwe regel toe. Laat de kolom ‘Documenttype leeg. Selecteer in de kolom ‘Rekeningsoort’, ‘Werknemer’ en kies hier de betreffende werknemer.

3. Vul de ‘Omschrijving’ en het ‘Bedrag’ in. Kies hierna de betreffende ‘Tegenrekening’ als het een grootboek betreft, bijvoorbeeld Brandstofkosten. 
   
4. Kies nu voor ‘Boeken’. 
    
    

De volgende boekingen op de grootboekrekeningen zijn gemaakt:

Op de Werknemer kaart zien we nu een saldo van € 50,- openstaan.

 

Uitbetaling via het Betalingsdagboek

1. Om de werknemer terug te betalen ga je via ALT + Q naar ‘Telebankieren’.

   

2. Kies voor ‘Voorstel’ op de gewenste rekening.

   

3. Kies voor ‘Posten ophalen…’.
   
4. Kies via de drop-down bij ‘Rekeningsoort’ voor ‘Werknemer’, kies daarna voor ‘OK’.
   

5. De betaalregel is nu toegevoegd in het Telebankierenvoorstel. Door op de knop ‘Verwerken’ te drukken kan je het betaalvoorstel gaan exporteren.

   

6. In het bankoverzicht is de betaling nu naar ‘Betaalrun’ verschoven. Klik op het bedrag.

   

7. Kies nu voor ‘Start’ > ‘Exporteren’.

   

8. Importeer het betaalbestand in je bank.

Bankafschrift reconciliëren
Wanneer de uitbetaling aan de Werknemer op het bankafschrift komt dan wordt deze automatisch vereffend met de Werknemers post, net als een gewone factuurbetaling aan een factuur.