Archiveren oude transacties (ouder dan 7 jaar)

Voorbereiden en richtlijnen

• Controleer of de afsluiting van het boekjaar volledig en correct is uitgevoerd.
• Controleer of in de boekhoudinstellingen de boolean bij ‘Blok grootboekrekeningen’ uitstaat. Staat deze aan dan kijkt het systeem niet naar de datum die staat ingesteld bij ‘verwijdering grootboekrek. Controleren na’.

• Zorg ervoor dat er een datum staat ingesteld bij het veld ‘Verwijdering grootboekrek. controleren na.’ Dit zorgt ervoor dat er geen recente rekeningen kunnen worden verwijderd.
• Vraag na bij je accountant wat de specifieke bewaar termijn zijn dit kan verschillen per data.
• Elk archief dat je creëert kan maximaal 10.000 records bevatten als een archief meer records bevat zal Microsoft dit automatisch een tweede archief aanmaken voor de volgende 10.000 records, enzovoort.
• U kunt posten comprimeren die voldoen aan alle volgende voorwaarden:
• Ze komen uit afgesloten boekjaren.
• Het veld Geopend is ingesteld op Nee.
• Ze zijn minstens zeven jaar oud.

Stap 1 starten met archiveren

Open Business Central en ga via ALT+Q naar ‘Gegevensarchieflijst’

Maak hier een nieuw archief aan door in het lint op ‘Nieuw’ te klikken en geef dit archief een naam die duidelijk is.

Klik vervolgens op 0 in de kolom ‘Aantal tabellen’ om naar de gegevensarchieftabellen te gaan.

Klik hier op +Nieuw om de tabelnummers op te geven die je wilt gaan archiveren.

Taakwachtrijpost instellen

Ga via ALT+Q naar taakwachtrijposten en klik hier op +Nieuw.

Kies hier vervolgens voor een ‘rapport’ en selecteer de juiste object in dit voorbeeld is er gekozen voor comprimeren grootboekposten.

Ga vervolgens naar het lint toe en klik op ‘Taakwachtrij’ en vervolgens op ‘Rapportaanvraagpagina’.

Hier geef je de einddatum op waar tot de taak de grootboekposten moet gaan comprimeren/ archiveren. Ook kan je hier aangeven welke velden er bewaard moeten worden. Klik op OK om de instellingen van de taakwachtrijpost op te slaan en terug te keren naar de taakwachtrijpost.

U kunt de volgende soorten gegevens comprimeren met behulp van batchverwerkingen.

• Financiële boekingen - grootboekposten, btw-posten, bankrekeningposten, grootboekbudgetposten, klantenposten en leveranciersposten.
• Magazijnposten
• Bronposten
• Artikelbudgetposten
• Vaste-activaposten (VA), VA-onderhoudsposten en VA-verzekeringsposten.

De volgende rapport objecten zijn beschikbaar in de taakwachtrijposten om data mee te comprimeren naar het gegevensarchief.

Indien je al deze gegevens wilt comprimeren zal je dus voor elke van deze rapporten een aparte taakwachtrijpost moeten aanmaken. Waarbij wij adviseren om deze maandelijks te laten draaien

Veel voorkomende fouten

1. Ik wil een post boeken maar deze is gecomprimeerd.

Nadat je datumcompressie hebt uitgevoerd, kun je leveranciers- of bankposten niet meer tegenboeken voor transacties die door de compressie worden beïnvloed.

1. Ik kan bepaalde posten niet meer vinden.

Tijdens datumcompressie worden posten verwijderd. Het is daarom verstandig altijd eerst een reservekopie van de database te maken, voordat je de batchverwerking start.

1. Ik wil data comprimeren die jonger is dan 5 jaar

je kan alleen gegevens comprimeren die ouder zijn dan vijf jaar. Ze moeten de gebeurtenis OnSetMinimumNumberOfYearsToKeep in de codeunit Datumcompressie gebruiken om de drempelwaarde in te stellen.