Aanmaningen inrichten

Waarvoor te gebruiken

Je kunt aanmaningen gebruiken om klanten te herinneren aan openstaande bedragen en om betaling te verzoeken. Voor het beheren van je vorderingen kun je aanmaningscondities instellen en deze toewijzen aan klanten. Met de aanmaningscondities kun je bepalen hoe het aanmaningsproces werkt. Elke aanmaningsconditie heeft een set gedefinieerde aanmaningsniveaus. Aanmaningsniveaus omvatten regels over wanneer de aanmaning wordt verzonden, welke kosten in rekening moeten worden gebracht en of rente moet worden berekend. Aanmaningsniveaus omvatten ook een instelling voor een respijtperiode die ervoor zorgt dat je geen aanmaning verzendt voor een factuur die een klant al heeft betaald.
 

Aanmaningscondities instellen

Klik op en zoek op ‘Aanmaning’, kies voor ‘Aanmaningscondities’.

Kies voor 'Nieuw' om een aanmaningsconditie aan te maken. Of voor 'Beheren' > 'Bewerken' om een bestaande aanmaningsconditie te wijzigen. 

Instellen van aanmaningstermijnen

Voor dit voorbeeld is het volgende aangemaakt: 
1) Code en omschrijving voor deze aanmaningsconditie

2) Maximum aantal aanmaningen is ingesteld op 3, hou er rekening mee dat er dan na het laatste niveau (in dit geval aanmaning 3) geen aanmaningen meer verstuurd zullen worden naar je klant. Dit is een goede methode als je na de 3^de en dus laatste aanmaning meteen wil overgaan op een incassobureau. Mocht je niet direct overgaan op een incassobureau dan zouden we aanraden om een hoger aantal in te stellen bij ‘Max. aantal aanmaningen’. Het bericht van het laatste niveau aanmaning wordt dan meerdere malen verzonden naar je klant, tot dat het maximale aantal is bereikt.

3) de boolean 'Rente boeken' heb ik aangezet omdat we voor dit voorbeeld bij een aantal niveau's rente willen gaan boeken. 

4) De boolean 'Toeslag boeken' heb ik aangezet omdat we voor dit voorbeeld bij een aantal niveau's een toeslag willen gaan boeken. 

5) Het minimum bedrag kan gebruikt worden om pas vanaf een specifiek bedrag (per factuur) te vermelden op de aanmaning. 

6) In dit overzicht is (zodra je klantcommunicatie, wat beschreven staat in de volgende stappen, hebt aangemaakt zullen de verschillende talen hierin gemakkelijk te overzien zijn.

1) Kies voor 'Nieuwe regel' om een nieuw niveau aan te maken. 

2) Geef een respijt periode op (deze periode gaat in na de originele vervaldatum van de factuur, en houdt dus in dat er pas een eerste herinnering na deze periode zal worden verzonden)

3) Na de respijt periode komt de 'Vervaldatumformule' aan bod. Ik wil voor deze conditie dat het eerste niveau wordt verzonden direct na de respijt periode. Voorbeelden van datumformules zijn:

• 1W: één week vanaf vandaag (inclusief vandaag, dus eigenlijk 8 dagen),
• 10D: 10 dagen vanaf vandaag,
• CM: huidige maand (laatste dag van de maand),
• WD4: de volgende donderdag.
  Deze formules kunnen worden gebruikt in velden waar datums automatisch moeten worden berekend op basis van een bepaalde logica of periode.

4) / 5) Voor het eerste niveau wordt er geen Rente berekend, hoe de rente en toeslag wordt berekend wordt behandeld in de volgende alinea. 

6) Het vinkje bij Klantcommunicatie is nu nog leeg, maar zodra we verder in de uitleg de Klantcommunicatie aan hebben gemaakt zal hier een vinkje komen te staan.


Voor niveau 2 wil ik de toeslag gaan instellen. Klik op 'Kosten voor aanmaningsniveau'. 

1) Ik wil dat er vanaf niveau 2 Rente berekend gaat worden. Hoeveel het rente percentage gaat worden stellen we in bij heet hoofdstuk Rentefactuurcondities instellen, maar hier dient het vinkje in ieder geval alvast aan te staan. 

2) Ik wil dat er vaste aanvullende kosten zijn, de opties die je hier hebt zijn:
Vast: de toeslagwaarden op de regel op de pagina Aanmaningsniveaus worden gebruikt;
Dynamics enkel: de waarden per regel op de pagina Instellingen voor toeslag worden gebruikt;
Dynamisch gecumuleerd: de waarden op de pagina Instellingen voor toeslag worden gebruikt.
 

Herhaal deze stappen voor elk aanmaningsniveau. 

Klantcommunicatie instellen

Kies voor 'Klantcommunicatie'.

De volgende melding komt standaard op: 

Wanneer je 'Ja' kiest wordt er een standaard opmaak en tekst voor je klaargezet, deze kan je daarna zelf naar wens aanpassen. Wanneer je voor 'Nee' kiest kan je geen aanpassingen maken in diverse velden, dus hierbij is het advies om direct voor 'Ja' te kiezen en dan in alle benodigde velden de gewenste aanpassingen te maken. 

Geef de gewenste tekst in. 


Je kunt de volgende codes gebruiken om tijdelijke aanduidingen in je aanmaanteksten te gebruiken.

Mocht je verschillende landen aanmanen en daarom teksten in diverse talen willen voorbereiden dan kun je dit doen via de knop 'Tekst toevoegen voor taal'.
 

Kies de juiste taal en kies voor 'OK'. 

Herhaal voorgaande stappen. 

Rentefactuurconditie instellen

Kies voor (of ALT+Q) en zoek op 'Rentefactuurconditie'. 

Vul alle kolommen zoals gewenst. Het kan natuurlijk zijn dat je 2 rente percentages aan wil houden, bijvoorbeeld als het hoger dient te zijn voor buitenlandse klanten (i.v.m. gewijzigde wisselkoersen), je kan dan een 2de code aanmaken voor andere valuta's. 

Kies voor 'Gerelateerd' > 'Voorwaarden' > 'Begintekst'/'Eindtekst' om de begin en eind teksten van de rentefacturen aan te maken. 

Je kunt de volgende codes gebruiken om tijdelijke aanduidingen in je rentefactuur teksten te gebruiken.

Herhaal deze stappen voor elke rentefactuurconditie. 

Aanmaningsconditie en Rentefactuur aan Klanten koppelen

Ga naar de klantenkaart waarvan je de conditie wil wijzigen. Onder het kopje ‘Betalingen’ vind je ‘Aanmaningsconditiecode’, geef hierin welke aanmaanconditie je voor deze klant wil gaan gebruiken. Daaronder staat de 'Code van rentefactuurvoorwaarden' geef hier ook de gewenste optie aan. 

Herhaal deze stappen voor elke klant, of neem contact op met uw supportteam van Business Central om dit voor elke klant in te stellen via een configuratiepakket. 

Je inrichting is nu compleet om in gebruik te nemen! 

Mocht je organisatie nog wensen hebben betreft het automatiseren van de aanmaningen dan verwijs ik je graag naar ons volgende artikel: 
https://succeedit.zendesk.com/hc/nl-nl/articles/13425998577692-Automatisch-aanmanen