Aanmaningen automatiseren

Waarvoor te gebruiken

Om uw aanmaningsproces efficiënter te maken is het mogelijk om dit proces te automatiseren. Dit kan de tijd die je aan aanmaningen besteed aanzienlijk verminderen en een beter overzicht bieden.

Automatisering instellen

Klik op  en zoek op ‘Automatisering van aanmaningen’, kies voor de optie ‘Automatisering van aanmaningen’.

Kies voor ‘Nieuw’.

Vul de benodigde velden onder het tabblad ‘Algemeen’ in. Geef een ‘Code’ in, eventueel een ‘Omschrijving’ en kies bij ‘Filter voor aanmaningstermijnen’ voor welke aanmaningstermijn je deze automatisering gaat gebruiken.

Selecteer je aanmaningstermijn via het vinkje bij ‘Geselecteerd’ en kies voor ‘OK’.

Kies onder het tabblad ‘Planning’ via de drop-down voor hoe vaak je de aanmaningen geautomatiseerd aan wil laten maken.

Kies onder het tabblad ‘Acties’ voor ‘Nieuw’ om de eerste stap in het automatiseringsproces aan te maken.

Geef een ‘Code’ in en kies welke aanmaningsactie er verwerkt moet gaan worden, kies voor ‘OK’.

Kies onder het tabblad ‘Algemeen’ de gewenste opties, beschikbare opties:

• Het hoogste niveau op alle aanmaningsregels instellen;
• Aanmaningen maken voor posten die in de wacht staan. Deze instelling is bijvoorbeeld handig als u een lopend geschil hebt met een klant en wilt dat deze het grote geheel ziet;
• Aanmaningen maken voor alle onbetaalde facturen, en niet alleen voor facturen die te laat zijn. In het rapport worden achterstallige facturen en facturen die nog niet zijn betaald, maar nog niet achterstallig zijn, in afzonderlijke secties weergegeven.

Geef daarna onder het tabblad ‘Filters’ eventueel gewenste filters aan, om de aanmaningen specifieker te maken. Kies daarna voor ‘Sluiten’.

Bij de instellingen betreft het verzenden van de aanmaningen zijn ook diverse opties in te stellen, onder het tabblad ‘Communicatie-instellingen’ kan er bijvoorbeeld via de drop-down opgegeven worden of er factuur documenten moeten worden meegestuurd met de aanmaningen, en zo ja welke. Kies na het opgeven van alle gewenste opties voor ‘Sluiten’.

Mocht je een wijziging willen maken in de volgorde van de aangemaakte stappen, dan kan dat door de betreffende lijn te selecteren en daarna te kiezen voor ‘Omhoog’ of Omlaag’. 

Daarnaast kan er ook nog ingesteld worden of het proces gestopt moet worden bij een fout via de knop ‘Stoppen bij fout instellen’, voor elke actie kan je opgeven of je wil dat de automatisering stopt als de actie een fout bevat. Als je dat doet, worden met de automatisering de acties niet verwerkt die daarna volgen.

Er komt na deze instelling een vinkje te staan bij ‘Stoppen bij fout’.

Kies nu voor ‘Starten’.

De status is nu gewijzigd.

In de ‘Taakwachtrijposten’ is nu de volgende taak toegevoegd.

Wanneer je erin gaat kan je nog eventuele aanpassingen maken aan de frequentie (zodra je de taak op ‘afwachten’ hebt ingesteld).

De aanmaningsrun is nu geautomatiseerd. Mochten er fouten voorkomen dan kan je deze op de pagina ‘Automatisering van aanmaningen’ inzien, en aan de hand van wat de fout is correct oplossen. De betreffende aanmaning kan daarna opnieuw verzonden worden (handmatig of in de volgende run).