Vooruitbetalingen instellen en verwerken

Instellingen
Grootboekrekeningen instellen
Ga naar (ALT+Q) en zoek op ‘Boekingsgroepinstellingen’.

Geef in de kolommen ‘Vooruitbetaling verkoop’ en ‘Vooruitbetaling inkoop’ de gewenste grootboekrekening aan. 


Nummerreeksen instellen
Ga naar (ALT+Q) en zoek op ‘Nr.-reeks’.

Voor vooruitbetalingsfacturen en -creditnota’s moeten aparte nummerreeksen worden ingesteld.

Nr.reeks instellen in ‘Verkoopinstellingen’ en ‘Inkoopinstellingen’

Ga naar (ALT+Q) en zoek op ‘Verkoopinstellingen’.

Vul de Nr.reeksen in de betreffende velden. 

Doe hetzelfde bij de ‘Inkoopinstellingen’.

Vooruitbetalingspercentages instellen
Je kunt de percentages onder andere instellen op:

• Klantkaart, ga naar de betreffende klant. Onder het tabblad ‘Betalingen’ vind je het veld ‘Vooruitbetaling %’
  
• Artikel, ga naar de ‘Artikelen’ en selecteer het artikel waar je een vooruitbetalingpercentage op wil instellen. Kies ‘Gerelateerd’ > ‘Verkoop’ > ‘Vooruitbetalingspercentage verkoop’.

Geef hier aan voor welke klanten dit geldt, eventueel een begin- en einddatum en hoeveel het vooruitbetalingspercentage is.

• Verkooporderregel, Bijvoorbeeld: 30% vooruitbetaling op een order van €1.000 betekent een factuur van €300 vooraf.

Een order kan een vooruitbetalingspercentage hebben in de verkoopkop en een ander percentage voor de artikelen op de regels. Om te bepalen welk vooruitbetalingspercentage van toepassing is voor elke verkoopregel, zoekt en hanteert Business Central het eerste standaardpercentage in deze volgorde:

1. Een vooruitbetalingspercentage voor het artikel op de regel en de klant waarvoor de order is.
2. Een vooruitbetalingspercentage voor het artikel op de regel en de klantenprijsgroep waar de klant bij hoort.
3. Een vooruitbetalingspercentage voor het artikel op de regel voor alle klanten.
4. Het vooruitbetalingspercentage op de verkoop- of inkoopkop.

Met andere woorden: het vooruitbetalingspercentage op de klantenkaart geldt alleen als er geen vooruitbetalingspercentage is ingesteld voor het artikel. Als je het veld ‘Vooruitbetaling %’ wijzigt in de verkoop- of de inkoopkop nadat je de regels hebt gemaakt, wordt het vooruitbetalingspercentage op alle regels bijgewerkt. De update maakt het gemakkelijk om een order te maken met een vast vooruitbetalingspercentage, ongeacht het percentage dat is ingesteld op artikelen.

Proces van een vooruitbetaling aan klanten     

1. Verkooporder aanmaken 
   Maak een verkooporder voor een klant of artikel waarvoor een vooruitbetaling vereist is. Het ingestelde percentage wordt automatisch overgenomen. Op de verkooporderregel is dit nog wel handmatig aan te passen.

2. Vooruitbetalingsfactuur genereren 
Vanuit de verkooporder maak je de Vooruitbetalingsfactuur door te kiezen voor ‘Acties’ > ‘Boeken’ > ‘Vooruitbetaling’ > ‘Vooruitbetalingsfactuur boeken…’.

Kies voor ‘Ja’.

Ga naar ‘Gerelateerd’ > ‘Vooruitbetaling’ > ‘Vooruitbetalingsfacturen’

Via ‘Afdrukken/verzenden’ kan je de Vooruitbetalingsfactuur verzenden.

De status van de Verkooporder komt nu op ‘Wacht op vooruitbetaling’ te staan.

3. Betaling boeken 
Zodra de klant betaalt, boek je de betaling en kun je de verkooporder ‘Vrijgeven’, en daarna ‘Boeken’.

4. Vereffening van vooruitbetaling 
Wanneer de Vooruitbetalingsfactuur wordt betaald door de klant kan je dit net als bij een normale factuur met de Vooruitbetalingsfactuur vereffenen. Wanneer je de definitieve factuur boekt wordt het eerder vooruitbetaalde bedrag automatisch van de nog te betalen factuur afgehaald.

 

Verkoop- en inkooporders automatisch vrijgeven wanneer vooruitbetalingen worden toegepast

Je kunt tijd besparen door een taakwachtrij-item in te stellen dat automatisch verkooporders vrijgeeft waarvoor vooruitbetaling is vereist nadat de betalingen zijn toegepast. Het automatiseren van het proces bespaart je de stap van het vrijgeven van de verkooporder.

Klik op (ALT+Q), zoek op ‘Verkoopinstellingen’.

Geef in het veld ‘Frequentie van automatische update van vooruitbetaling’ op hoe vaak je het taakwachtrij-item wilt laten uitvoeren.

Je kan dit ook vanuit de Taakwachtrijposten doen. Ook voor Inkoop is er een taakwachtrijpost die dit over kan nemen:
Verkoop: 384 Verkopen wachtend op vooruitbetaling bijwerken 
Inkoop: 384 Inkopen wachtend op vooruitbetaling bijwerken