Aanmaningen - Aanmaken en verzenden naar klanten

Voor je aanmaningen kunt maken, moet je aanmaningscondities instellen en deze toewijzen aan je klanten. Zie voor meer informatie over hoe dit uit te voeren ons artikel ‘Aanmaningen inrichten’.

Aanmaning(en) aanmaken

Klik op  en zoek op ‘Aanmaningen’, kies voor de optie ‘Aanmaningen’.

Kies voor de actie ‘Aanmaningen maken…’.

Geef je ‘Boekingsdatum’ en ‘Documentdatum’ hier op en geef in de overige instellingen aan welke posten je allemaal wil meenemen in je aanmaning run. Kies daarna voor ‘OK’.

Voor je de aanmaningen verzend kan je ervoor kiezen om de aanmaningen eerst te controleren. Kies hiervoor ‘Acties’ > ‘Verzending’ > ‘Testrapport…’.

Kies voor ‘Voorbeeld en sluiten’.

Je kan hierop nu eerst de posten en/of tekst controleren.

Mocht je hier iets aan willen bewerken, bijvoorbeeld een post verwijderen, dan kan dit via ‘Beheren’ > ‘Bewerken’.

En eventueel kan je daarin een nieuwe regel toevoegen, of juist een regel verwijderen. Klik hiervoor op de 3 puntjes en kies voor ‘Regel verwijderen’.

Mocht je de aanmaan tekst van een andere conditie willen gebruiken dan dat er is voorgesteld door het systeem, dan kan je dat ook via dit scherm aanpassen via ‘Start’ > ‘Aanmaningstekst bijwerken…’.

Kies hier welk aanmaningsniveau je wil gebruiken en of je eventuele aanvullende kosten (indien zo ingesteld in de condities) wil aanpassen. Kies voor ‘OK’.

Wanneer je klaar bent met je controles en eventuele aanpassingen kan je de aanmaningen verzenden. Selecteer de aanmaningen die je wil verzenden en kies dan via ‘Start’ > ‘Verzenden…’.

Let op: dit is een verwarrende stap in BC maar in de pagina ‘Aanmaningen’ betekent de knop ‘Verzenden’ nog niet dat de aanmaningen daadwerkelijk verzonden zijn. Hier is nog een vervolg stap voor nodig.

Vul op deze pagina de benodigde informatie in, bijvoorbeeld of dat de aanmaningen moeten worden afgedrukt of juist moeten worden gemaild. Kies voor ‘OK’.

Klik op  en zoek op ‘Verzonden aanmaningen’ en kies voor de optie ‘Verzonden aanmaningen’.

Selecteer op deze pagina je aanmaning(en) en kies voor ‘Afdrukken’ of ‘Verzenden via e-mail’.

Boekingen n.a.v. verzonden aanmaningen

Als er rente of aanmaningskosten in rekening zijn gebracht worden posten zowel geboekt als klantpost als in het grootboek. Wanneer een aanmaning is verzonden, worden de posten geboekt volgens uw specificaties op de pagina ‘Aanmaningscondities’. Op basis van deze specificatie wordt bepaald welke rente en/of toeslagen worden geboekt naar de klantenrekening en het grootboek. De instelling op de pagina ‘Klantboekingsgroepen’ bepaalt naar welke rekening de boekingen worden uitgevoerd.

Voor elke klantenpost op de rentefactuur wordt een post gemaakt op de pagina ‘Aanmanings-/rentefactuurposten’.

Als de selectievakjes ‘Rente boeken’ of ‘Toeslag boeken’ op de pagina ‘Aanmaningscondities’ zijn ingeschakeld, worden ook de volgende posten gemaakt:

• Eén post op de pagina ‘Klantenposten’
• Eén debiteurenpost in de desbetreffende grootboekrekening
• Eén rentepost en/of één toeslagpost in de desbetreffende grootboekrekening

Klantenpost(en) uitsluiten van aanmaningen

Wanneer je een klantenpost niet wil meenemen in de aanmaningen dan kan ja deze uitsluiten doormiddel van code in ‘Afwachten’ te plaatsen. Dit kan je doen door in de ‘Klantenposten’ te kiezen voor ‘Lijst bewerken’ en dan een code (max. 3 letters) in de kolom ‘Afwachten’ te plaatsen. Deze code kan je zelf verzinnen en afspreken intern.

Wanneer je de aanmaningen gaat aanmaken dient het vinkje ‘Wachtende posten opnemen’ uit te staan.