Batch facturatie

Deze handleiding is bedoeld voor gebruikers die werken met de Nederlandse localisatie van Business Central en stap voor stap willen leren hoe het batchfacturatieproces werkt. Of je nu dagelijks meerdere verkooporders verwerkt of periodiek facturen opstelt voor terugkerende klanten: met batchfacturatie kun je snel en overzichtelijk meerdere facturen genereren, controleren.

Stap 1: Verkooporders

Ga via ALT+Q naar ‘Verkooporders’ toe en zorg ervoor dat het veld ‘volledige verzonden’ in je scherm aanwezig is. Is dit niet het geval voeg deze via ‘personaliseren’ toe aan je scherm.

Zet een filter op de kolom ‘volledig verzonden’ met de filterwaarde ‘Ja’, nu zie je alleen verkooporders die volledig zijn verzonden en klaar zijn om gefactureerd te worden.

Stap 2: Verkooporders selecteren

Klik vervolgens alle orders aan terwijl je de CTRL toets ingedrukt houdt.

Ga vervolgens in het lint naar ‘Boeken’ en vervolgens ‘Batchboeken’.

Zoals je in het onderstaande printscreen kunt zien is de selectie van verkooporders omgezet in een filter op de verkooporders. Ook staat er een filter op het veld ‘volledige gefactureerd’.

Zet vervolgens de Boolean aan voor factuur en geef de boekingsdatum op waarop je de factuur geboekt wilt hebben. Klik vervolgens op ‘OK’.

Het systeem gaat de facturen nu boeken en versturen.

Volledig automatiseren van de facturatie

De batchfacturatie kan je ook via een taakwachtrijpost laten uitvoeren ga hier voor via ALT+Q naar ‘taakwachtrijposten’. Klik op +Nieuw, selecteer vervolgens ‘Rapport’ en als object ID 296 ‘Batchboeken verkooporders’.

Bij het veld ‘Vroegste begindatum /-tijd geeft je de datum en tijd op waarop je wilt dat de taakwachtrij gaat draaien. In het Tabblad ‘Herhaling’ geeft je aan welke dagen de taak moet worden herhaald. Als je wilt dat de taak elke dag draait geeft je ‘1D’ op in het veld ‘ Formule voor volgende uitvoeringsdatum’.

Filters instellen taakwachtrijpost

Om ervoor zorg te dragen dat allen verkooporders die aan bepaalde voorwaarden voldoen te laten verwerken door de taakwachtrijpost moeten er filter ingesteld worden. Ga hiervoor bovenin het lint naar ‘Taakwachtrij’ en klik vervolgens op ‘Rapportaanvraagpagina’.

En zorg ervoor dat de Boolean ‘Factuur’ aanstaat anders wordt er geen factuur aangemaakt.

Om de taakwachtrijpost te activeren klik je op ‘Status instellen op gereed’. De taakwachtrijpost zal dan gaan draaien op het ingestelde tijdstip.

LET OP deze taakwachtrijpost zorgt er NIET voor dat de facturen worden verzonden.

De door de taakwachtrijpost aangemaakt ‘geboekte verkoopfacturen’ zijn vervolgens terug te vinden bij de ‘geboekte verkoopfacturen’.